POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS FITECOL S.A.S.

INTRODUCCIÓN

De conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.
FITECOL S.A.S., adopta la presente política, teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje FITECOL S.A.S.

MARCO JURÍDICO

La presente Política de Tratamiento de la información personal tiene su sustento normativo en el artículo 15 de la Constitución Política, en la Ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2013, los cuales disponen:

  • Constitución Política, Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.”

  • Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
  • Decreto reglamentario 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

HABEAS DATA

El derecho al HÁBEAS DATA, es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada, garantizándole a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, FITECOL S.A.S. acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a las bases de datos de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados.
En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de FITECOL S.A.S. de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos. FITECOL S.A.S. ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web, correo electrónico, información física, mensajes de texto, mensaje de voz, aplicaciones, llamadas telefónicas, cara a cara, y en general a través de todos los medios físicos o electrónicos actuales, o que en el futuro se desarrollen, así como por intermedio de terceros que participan en nuestras relaciones comerciales o legales con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.
A la luz de esta política, se entiende de manera general por “Titular” a toda persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento, y específicamente a los Clientes, Proveedores, Empleados y Terceros. La presente política de privacidad y protección de datos se ajustará en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


Información general encargado de tratamiento de datos

FITECOL S.A.S tiene la calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, razón por la cual, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

  • Razón social: FITECOL S.A.S
  • NIT: 811014311-9
  • Domicilio principal: Carrera 50 Nro. 39- 20 Medellin
  • Teléfono: 574 232 45 47

El área de Servicio al Cliente es responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos, recibe y canaliza todas las solicitudes e inquietudes a través del correo electrónico mercadeo@fitecol.com 

INFORMACIÓN OBTENIDA

Los datos personales que obtenemos, que en todo caso son datos privados que no están disponibles al público, son:

  • Tipo y número de documento de identificación (cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT)
  • Nombres y apellidos / razón social
  • Fecha de nacimiento y género
  • Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal o laboral)
  • Direcciones y correo electrónico (personales o laborales)

 APLICACION

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de FITECOL S.A.S. cuyo titular sea una persona natural y jurídica.

  1. DEFINICIONES LEGALES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

  • Autorización: Consentimiento expreso, previo e informado del titular del dato personal, para llevar a cabo un tratamiento.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de datos: Conjunto de datos personales organizados sistematizadamente para su posterior tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Tratamiento: Operaciones o actividades que se pueden realizar con los datos personales, entre las cuales se encuentran: la recolección, uso, copia, transferencia, transmisión o supresión.

Cuando un término usado está definido en la presente Política de tratamiento de información, se referirá a esa definición. Asimismo, cuando un término usado no esté definido expresamente en este documento ni en la Ley aplicable, se estará al significado literal de las estipulaciones, siempre que tal interpretación resulte consistente con el objeto de la Política de tratamiento de información.

DERECHOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
  3. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

FITECOL S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales con las siguientes finalidades generales:

  • Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
  • Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios, productos, promociones, facturación y demás actividades.
  • Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios y productos.
  • Prestar asistencia, servicio y soporte técnico de nuestros productos y servicios.
  • Realizar labores de video vigilancia que garanticen la seguridad nuestra y de nuestros visitantes.
  • Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios prestados por FITECOL S.A.S.
  • Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes, aliados, usuarios, proveedores, sus filiales, distribuidores, subcontratistas y demás personas relacionadas directa o indirectamente con el objeto social de FITECOL S.A.S.
  • Datos personales para realizar entrevistas en procesos de selección, encuestas, evaluaciones, sondeos en FITECOL S.A.S.
  • Remitir información relacionada con FITECOL S.A.S., en relación con sus clientes, proveedores, accionistas, empleados, conforme la relación contractual existente.
  • La transmisión y trasferencia de datos a terceros en los eventos en que estos sean requeridos.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por el titular de la presente autorización, conforme la relación existente con la compañía.
  • Notificación del cumplimiento de las obligaciones de pago tanto a los empleados, proveedores o terceros.
  • Otras actividades que estén sujetas al desarrollo del objeto social de la compañía y en las cuales necesariamente deben ser usados los Datos Personales del titular.
  • Para cumplir con los deberes de información que deba practicar la compañía por mandato legal, por decisión judicial o de autoridad competente.
  • Cumplir con las obligaciones tributarias y de registros comerciales corporativos y contables de FITECOL S.A.S.
  • Para adelantar procesos al interior de la Compañía de carácter operativo, de gestión de su personal, tecnológico, de administración de sistemas y archivo.
  • Podremos estar en contacto con el titular del Dato Personal en caso de existir grave e inminente riesgo frente a la protección de sus Datos Personales, conforme al Procedimiento señalado en la presente política.
  • Realizar el análisis para el control y prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT (Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo).